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1929年春,史语所迁至北平后,傅斯年立即着手筹划对这批明清档案的整理。
首先,无论从哪个角度看,这些分散的档案,还是集中到一处整理的好。而十二多万斤的纸张,光存放保管就需要不小的地方,何况还要进行整理。为了找到合适的地方,傅斯年可是下了一番功夫。找来找去,他看好属于历史博物馆的午门楼。
经过一番操作,一直到这一年的7月,由教育部出面将此房舍拨给中央研究院,再由中央研究院决定,交由历史语言研究所使用。
地方有了,傅斯年随即找人对午门东西廊房进行了简单的整修,拟作为为工作室之用。同时购进了整理用具。
与此同时,傅斯年派人将存放于天津的部分,运回北平。存放北平的部分,也陆续运到午门楼。待平津两地档案陆续运至,傅斯年已经组织起了“历史语言研究所明清史料编刊会”,他与陈寅恪、朱希祖、陈垣、徐中舒5人为编刊委员。
明清档案整理,无疑应当是第一组(历史学)的业务。陈寅恪博作为第一组的主任,理当由他来主持这项工作的。
这样特殊的档案整理,无疑对人的学识水平要求是很高的。这对于博学多识,精通满蒙文字,长于文史考证的陈寅恪来说,自然是得心而应手。但是,一方面,陈寅恪当时虽已出任史语所第一组主任之职,却仍在清华、北大兼课,时间上很难不与档案整理发生冲突,另一方面,陈寅恪这位学问大家,组织领导和许多事务的张罗,恐怕并非其所长。
对这样大的量的档案的整理,需要人手,也就需要对人的组织领导,加之后勤保障等繁杂的事务,光靠陈寅恪这个第一组的主任肯定是勉为其难的。包括档案整理之规划,人员的组织和安排,实际上很多都是由傅斯年包办的。
朱希祖是北京大学的教授,傅斯年的老师,他曾用心采辑明季史事,参加过北大所接收的清内阁档案的整理,在这方面很有经验。
陈垣当时是故宫博物院理事,掌文献部,曾领导、规划清宫档案的分类整理,是这方面的专家。他拟定的《整理档案八法》,即分类、分年、分部、分省、分人、分事、摘由、编目,仍为这次档案整理基本指南。他们二人名为编辑委员,实为傅斯年所聘之高级顾问。
而关于档案收藏、整理、刊布等大政方针的制定和执行,也都是傅斯年在居中谋划。而具体之业务活动,则多由本史语所第一组的研究员徐中舒具体负责。
徐中舒(1898年10月15日—1991年1月9日),初名道威,安徽省怀宁县(今安庆市)人。中国现代著名历史学家、古文字学家。1926年毕业于清华大学研究院国学门,师从王国维、梁启超等著名学者
1928年起,先后在复旦大学、暨南大学、中央研究院历史语言研究所、北京大学任教授、研究员。1937年,应中英庚款与四川大学的协聘,来到四川大学历史系,除短期在武汉大学、华西协合大学、燕京大学、中央大学兼课外,终身执教于此。
1949年以后,徐中舒又先后担任过中国科学院哲学社会科学部学术委员、国务院学位委员会委员等职。曾任中国先秦史学会理事长。
徐中舒博涉民族史、地方史、明清史、中国文学史等领域,将之融铸一炉,相互参证,在国际学术界享有盛誉。在文字学方面,徐中舒的《金文嘏辞释例》一书乃是治金文者的必读参考资料。他主编的《汉语大字典》是目前收录文字最多、释义最全的汉语字典,成为中国辞书出版史上一座里程碑,而他主编的《甲骨文字典》则被认为是甲骨学史上划时代的巨著。
当然,这为后话。
9月底,这次为整理档案专门招聘来的20多名档案整理人员,分成6个小组,整理工作也随之而全面展开。
至1930年7月,这批档案已清理出十之七八,其余部分均已破烂不堪,不少是片纸只字,无法连贯,整理起来十分困难。他们把这些未经整理的档案重新装入麻袋,打算日后再作处理。
在清理这批档案的同时,傅斯年制定了一个庞大的出版计划。他准备一边进行清理、分类、编目,一边刊布印行《明清史料》,将整理所得公之于世。
他在《〈明清史料〉发刊例言》中写道:
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